Smarchive, Doo, fileee, Doctape:
Ein Jahr voller Probleme auf dem Weg zum papierlosen Büro

Innerhalb der vergangenen Jahre sind mehrere deutsche Startups angetreten, um den alltäglichen Papierkrieg zu entzerren und Dokumente elektronisch in der Cloud zu archivieren. Doch bis heute ist keines davon plattformübergreifend verfügbar. Es gab größere Probleme als erwartet.

Nach einem Jahr in der geschlossenen Beta startete Doctape Ende November endlich die offene Testphase; das gleiche tat fileee. Doo stellte eine native Version für Windows 8 vor, der Mac-Client befindet sich jedoch auch nach knapp einem Jahr noch immer in der Beta-Phase. Smarchive kündigt den Start der eigenen Plattform erst für 2013 an. Dabei arbeiten alle genannten Startups bereits seit anderthalb bis zwei Jahren an einem effizienten Dokumentenmanagement, das dabei helfen soll, Papier zu vermeiden.

Eines der Probleme dürfte Optical Character Recognition (OCR) heißen. Bei Doo etwa zeigte man sich lange Zeit mit den Ergebnissen der optischen Texterkennung nicht zufrieden. Man wählte die Holzhammer-Methode, beschäftigte Personal, um möglichst viele Dokumente einzuscannen und dadurch den Lernalgorithmus zu verbessern. Tester erhielten bei einer Reverse-Crowdfunding-Aktion bares Geld für jedes hochgeladene Testdokument.

Sich noch vor dem Start neu erfinden

Eine weitere Herausforderung ist die Suche nach dem Use Case: Wie schafft man es eigentlich, die Software unentbehrlich zu machen, so dass sie jeder praktisch täglich benutzen will? Die ursprüngliche Idee von Reposito – Kassenzettel archivieren – ist längst ein Nutzen, der von Dropbox oder Evernote erledigt werden kann. Reposito will sich deswegen zur Mobile Wallet weiterentwickeln, Couponing und Kundenkarten ersetzen. Euronics etwa ist ein erster Partner, der auf Kassenbelegen einen QR-Code ausdruckt, der sich von Reposito elektronisch archivieren lässt. Doo lenkte bei der eigenen Geschäftsidee gegen. Statt des Online-Speichers für Papier und darauf aufsetzenden Diensten kam als neue Idee ein alternativer Dateimanager hinzu: Doo an Stelle von Finder oder Spotlight – zumindest, wenn es um Dokumente geht.

Mitbewerber Doctape hat sich im Vergleich zur ursprünglichen Geschäftsidee noch radikaler neu erfunden. Ursprünglich als Dokumentenmanagementsystem ins Leben gerufen, haben die Hannoveraner ihre Software in einen Dateibaukasten verwandelt. Der erinnert entfernt an den Wappwolf Automator: Dokumente, Audios und Videos werden nicht nur archiviert, sondern können in der Cloud auch umgewandelt und optimiert werden. Ende November erhielt das Startup von sechs Business-Angels eine Finanzierung in nicht geklärter Höhe, um die Idee weiter zu entwickeln und das Projekt in die öffentliche Beta zu entlassen.

Zahlungserinnerung, Steuererklärung, automatische Kündigung

fileee machte aus der Not knappen Geldes eine Tugend und veranstaltete kürzlich einen Hackathon, um der Software den letzten Schliff zu geben. Der offene Beta-Test, der vor zwei Wochen erfolgte, ist als Wunschphase deklariert. Erklärtes Ziel der Münsteraner (allerdings auch von Doo und Smarchive): Digital Intelligence. Sind die Dokumente erst einmal erkannt und archiviert, bringen Services den eigentlichen Nutzen, etwa eine Rechnung als solche zu erkennen und darüber zu informieren, in welcher Höhe sie wann fällig ist.

Wenn alle mehr oder weniger das gleiche machen, wie will man sich dann differenzieren? fileee bewirbt das Angebot, dass vom Papierkrieg Genervte ihren Wust einfach einschicken und von den Mitarbeitern des Startups digitalisieren lassen können. Ein Service, den das Startup Dropscan aus Berlin allerdings auch anbietet – mit Dropbox-Synchronisation, allerdings ohne intelligente Services obendrauf. Doo will mit nativen Clients punkten, wo andere nur eine Webversion anbieten, es gibt eine Zeitleiste und Schnittstellen zu Evernote und Dropbox.

Smarchive nimmt das Zauberwort “Steuererklärung” in den Mund. Die Software soll ferner selbst Musterschreiben für die Kündigung eines Vertrags erstellen können, wenn der Zeitpunkt dafür erreicht ist. In absehbarer Zeit soll Smarchive Rechnungen nach einem Knopfdruck des Nutzers selbständig bezahlen können. Doo und fileee wollen allerdings mit ähnlichen Services dagegen halten.

Hoffnung auf die Zukunft

Angeblich bei 90 Prozent der Rechnungen fand der fileee-Algorithmus im Test das richtige Rechnungsdatum per OCR. Das klingt viel, reicht aber für die Praxis noch nicht aus. Die Texterkennung muss sehr genau sein, um eine Nachbearbeitung durch den Menschen nahezu auszuschließen. Die Technik ist hier inzwischen sehr weit, arbeitet aber eben noch nicht fehlerfrei. In den Weg stellen sich auch ganz profan klingende Probleme wie die weite Verbreitung der serifenlosen Schriftart Helvetica, in der ein großes i (I) und ein kleines L (l) exakt identisch aussehen. Die große Hoffnung aller Anbieter: ein Ende des Papiers schon von Seiten des Absenders; Rechnungen und Kassenzettel nur noch in elektronisch durchsuchbaren Dokumenten.

Unter den Problemen fehlerhafter Texterkennung, dem Konkurrenzdruck und der Suche nach dem Use Case leiden alle Anbieter gleichermaßen: “Wir mussten eine Extrarunde drehen”, sagte mir Doo-Mitgründer Marc Sieberger telefonisch. “Unsere Erwartungen für 2012 haben sich nicht erfüllt.” Auch Teske von Smarchive äußert sich ähnlich über Probleme dabei, die Kompliziertheit der Technik mit dem Anspruch einer reduzierten Oberfläche zu verbinden: “All dies zu entwickeln kostet Zeit und braucht dahinter ein fachlich sehr versiertes Semantik-Team, das wir glücklicherweise in den letzten Monaten stark ausbauen konnten.”

Es geht allen darum, die Technik möglichst schnell und vor den anderen in den Griff zu bekommen und dann Services anzubieten, die darauf aufsetzen. Als Drittes müssen sie einen Weg finden, um sich in den alltäglichen Gebrauch der Anwender zu integrieren. Und dann wäre da noch die Gefahr, dass Anbieter mit größerer Marktmacht ihnen in die Quere kommen: die Deutsche Post hat inzwischen mit DocWallet einen eigenen Cloud-Dokumentmentmanager für das iPad vorgestellt.

Im laufenden Jahr haben alle daran gearbeitet, ihre Software weiter zu verbessern. Auch die De-Mail ist in diesem Jahr endlich an den Start gegangen und damit die Hoffnung, dass Briefkästen und papierne Korrespondenz in absehbarer Zeit verschwinden werden. Schnittstellen zu Elster oder Bankkonten dürften den Nutzen in absehbarer Zeit erweitern. 2013 dürfte ein besseres Jahr für die Dokumentenmanager werden. Ihre große Zukunft allerdings wird noch etwas länger auf sich warten lassen.

(Foto: Flickr/epSos.deCC BY 2.0)

 

Jürgen Vielmeier

Jürgen Vielmeier ist Redakteur bei neuerdings.com, netzwertig.com und dem Euronics Trendblog. Neue Gadgets und Software? Liebend gerne! Aber nur, wenn sie das Leben auch wirklich leichter machen.

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2 Kommentare

  1. Ich habe mal bei meinem Internetprovider, Handyprovider und Hoster nachgefragt ob sie mir anstatt nur den Betrag auch die ganze Rechnung (pdf & csv oder eben ZUGFeRD) verschlüsselt zusenden können wenn ich meinen public pgp Schlüssel bei ihnen hinterlege …

    Macht bisher keiner, dabei dürfte das technisch relativ leicht umzusetzen sein und ich (bzw. Programme/Anbieter) könnte auf meiner Seite anfangen die Sachen zu automatisieren.

  2. Wir haben, ohne VC’s, fast zur selben Zeit wie die genannten Firmen gegründet. Fazit: Seit Juni 2012 keine Beta mehr, Tausende aktive Benutzer in der Cloud und vor allem viele Unternehmenskunden für die alternative Inhouse Lösung. Schade, dass man nur über die “Blasen” spricht und nicht vielleicht auch mal kleine Erfolgsgeschichten, wie unser amagno, was sich seiner neuen Strategie für Teams und kleine Firmen ebenso gegen das Datei-, Beleg- und Email Chaos antritt.

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