Papierloses Büro:
Startups wollen Dokumente
sexy machen

Eine Reihe von Startups aus dem deutschsprachigen Raum will mit digitalen Dokumentenplattformen das Papier aus dem Büro und Alltag verdrängen. Die Idee überzeugt besonders beim Blick auf das langfristige Potenzial.

Bald Geschichte?Wer hätte vor einigen Jahren gedacht, dass 2012 Dokumente nocheinmal richtig sexy werden würden?! Eine ganze Reihe von Gründerteams und auch der ein oder andere Investor scheinen zumindest der Meinung zu sein, dieser Bereich benötige neue Impulse und habe eine hohe Attraktivität. Im Mittelpunkt steht dabei die Vision des papierlosen Büros – etwas, von dem schon ähnlich lange gesprochen wird wie von der Konvergenz zwischen Fernsehen und Internet (dieses Jahr ist es dann sicher soweit. Wirklich.), ohne dass dieses Prinzip im Alltag der meisten Berufstätigen aber tatsächlich realisiert wurde.

Junge Startups aus dem deutschsprachigen Raum finden, die Zeit ist reif dafür, das Papier endgültig aus dem Büro zu verbannen, und haben entsprechende Plattformen entwickelt, die zur Aufbewahrung der digitalen Fassungen des täglichen Papierkrams dienen sollen. Dazu gehören doo aus Bonn genauso wie smarchive aus München, doctape (unser Review) aus Hannover sowie fileee aus Münster. Gewissermaßen fällt auch der junge Berliner Dienst Dropscan in diese Kategorie, selbst wenn dort weniger das Ablegen digitaler Dokumente sondern eher das Einschicken physischer Unterlagen zum Zwecke der Digitalisierung im Vordergrund steht. Ein Beobachter des Geschehens erklärte mir, es gäbe allein in Deutschland bis zu zehn junge Dienste, die sich rund um digitale Dokumente positionieren.

Während sich vom gleichzeitigen Erscheinen diverser Startups im gleichen Segment nur bedingt Aussagen über die tatsächliche Nachfrage auf Anwenderseite ableiten lassen, dient das Interesse der Investoren als Indikator für das Potenzial des Konzepts einer komfortablen, intelligenten, sicheren und von Servern innerhalb der EU aus betriebenen Cloudablage für Dokumente aller Art: Schon vor dem Launch soll doo, das sich noch in geschlossener Beta-Phase befindet, eine Kapitalspritze von fünf Millionen erhalten haben. Und obwohl dies noch gar nicht weit zurückliegt, wird derzeit in Branchenkreisen bereits über eine weitere Finanzierungsrunde der Bonner gemunkelt.

Die Finanzdecke der Konkurrenten ist deutlich dünner. smarchive konnte im Dezember jedoch durch eine in kürzester Zeit abgeschlossene Crowdfunding-Runde auf sich aufmerksam machen. Innerhalb von 60 Stunden hatten 144 Privatpersonen die anvisierte und für Crowdfunding in Deutschland derzeit gesetzlich als Maximalbetrag festgelegte Finanzierungssumme von 100.000 Euro aufgebracht. Auf der NEXT Berlin berichteten mir die smarchive-Gründer Steffen Reitz und Holger Teske gestern, kurz vor dem Debüt einer iPhone-App zu stehen. Richtig so, denn ohne mobile Zugriffsmöglichkeiten wird sich ohnehin keine Dokumentenplattform dauerhaft halten können.

Obwohl offensichtlich viele Menschen davon überzeugt sind, dass Startups den Übergang vom herkömmlichen zum papierlosen Büro (und Leben) mitgestalten können, fragte ich mich bisher, ob spezielle Plattformen, bei denen ich eigenhändig eingescannte Dokumente sicher speichern und mittels smarter Filter leicht wiederfinden kann, tatsächlich die Bedeutung erhalten können, die der Ansturm der Startups auf diesen Markt suggeriert – speziell, weil mit den führenden US-Cloudangeboten wie Dropbox, Google Drive oder Box eben doch Alternativen existieren, bei denen viele Nutzer ohnehin schon ein Konto haben. Zumal sich zumindest in meinem Fall die Zahl der Dokumente, die zu sensibel wären, um sie bei den Big Playern zu speichern, sehr in Grenzen hält (diese Beurteilung variiert natürlich von Person zu Person).

Doch ein anderes Gespräch auf der NEXT öffnete mir die Augen: Ultimativ dürften die Dokumentenplattformen versuchen, die Existenz des Papiers komplett zu verhindern, indem sie mit Unternehmen und Behörden in Deutschland zusammenarbeiten und eine Art elektronisches Postfach etablieren, in das sämtliche Dokumente vom Absender ohne den Umweg über den Papierbrief in digitaler, strukturierter und weiterverwertbarer Form geschickt werden. Statt also Rechnungen, Benachrichtigungen und sonstige Post per physischem Brief zugeschickt zu bekommen, landen all diese Dokumente (über Kooperationen mit den jeweiligen Firmen) direkt im persönlichen Dokumentenspeicher. Auch eine Integration der De-Mail wäre vorstellbar.

Dass der Briefkasten im Haus noch eine lange Zukunft vor sich hat, glaube ich nicht. An dem Tag, an dem eine Dokumentenplattform es ermöglicht, sich den Gang zu selbigem vollkommen zu sparen und von jedem Ort auf der Welt sicher auf archivierte sowie aktuelle Dokumente und Briefe zugreifen zu können, die zudem alle notwendigen juristischen Voraussetzungen erfüllen, ist wahrscheinlich, dass die Thematik der elektronischen Dokumentenablage echtes Massenpotenzial entwickelt. Trotz aller technischen, rechtlichen und bürokratischen Hürden, die man sich dazu speziell in Deutschland ausmalen kann, wird dieser Tag irgendwann kommen. Was es etwas einfacher macht, den momentanen Boom der dokumentenliebenden Startups zu verstehen.

(Foto: stock.xchng/ralev_com)

 

Martin Weigert

Martin Weigert ist der leitende Redakteur von netzwertig.com.

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9 Kommentare

  1. Ich denke der Tag wo es papierlos zugeht, wird noch ein wenig dauern. Ich wünsche mir jedoch, dass er bald kommt. Sehr interssanter Artikel.

    Gruß Ralph

  2. “Dokumente sexy machen” klingt prima :)! Danke für deine Erwähnung von fileee – ich hoffe du konntest unsere Präsentation auf der NEXT mitverfolgen.

    Wir sehen das papierlose Büro endlich auch als wirklich realisierbar, nachdem der Begriff ja leider auch schon zu einer der am meisten überbewerteten Innovationen gewählt wurde. Aber gerade durch die Verbesserung von vielen Technologien wie Texterkennung steht dem ganzen jetzt eigentlich nichts mehr im Weg – so zumindestens die Hoffnung :).

    Anbieter wie Dropbox oder Google Drive verwenden wir auch – allerdings fehlt hier für eine wirklich Zeitersparnis einfach der Fokus auf Dokumente denken wir. Dateien zu speichern und überall zu Verfügung zu haben ist eine Sache – aber es geht gerade bei Dokumenten ja nicht nur darum :).

    Ich bin gespannt auf die weiteren Reaktionen zu deinem Post. Aber wirklich schön das Thema in großen Medien zu sehen!

    LG Johannes

  3. Hey Martin,

    über unser Doctag (http://www.doctag.org/) hattet ihr ja schon kurz geschrieben. Wir versuchen damit ja genau diese Idee zu unterstützen. Indem Dokumente “sprechen lernen”, also du nicht mehr sagen muss wo auf der Rechnung die Bruttosumme versteckt ist, wird die Erfassung schon deutlich einfacher. Vielleicht kann ich dann irgendwann nicht nur von überall auf die Dokumente zugreifen, sondern am Ende des Jahres ohne irgendwelchen manuellen Aufwand meine persönliche GuV anschauen.

    Wenn das eigentliche Dokument (die PDF Rechnung) dann irgendwann ganz obsolet wird umso besser :)

  4. Ich digitalisiere schon seit einer ganzen Weile jegliches Papier nach Evermote. Großer Vorteil: Ich habe alles immer überall im Zugriff (lokal, Mobil, Web), Volltextsuche inkl. OCR, Versionierung.

    Mir fehlt bei dieser Lösung derzeit absolut nichts, wenngleich die Anbindung von Unternehmen und Behörden natürlich noch eine spannende Sache wäre.

  5. Komplett papierlos wirds wohl nie gehen bzw. wird es sich keiner nehmen lassen, einen Aktenordner aufzubewahren. Außerdem…was sollen dann die ganzen Verwaltungsfachangestellten machen?

  6. Es wird ja so getan, als sei das papierlose Büro das neuste vom Neuem. Dabei gibt es wahrlich schon reichlich ECM bzw. DMS Systeme.

  7. Hi Herr Weigert und Leser,
    Wie toll dass ich diese Zusammenfassung gelesen habe. Bin nämlich paperless zuhause und am Arbeitsplatz, auch wenn ich leider von Behörden die Briefe noch ab und zu bekomme. Nächster Schritt – zero waste home, ist aber ein anderes Thema))
    Ein Schrei aus meinem Herzen – wie toll wäre es an dem Trend mitzuwirken!! Ich wechsele zwar gerade mein Job und ziehe nach stockholm um, aber wer weiss – vielleicht wäre es besser auch ‘n startup zu gruenden ;)
    MfG Alexandra

  8. Schon aus Gründen die Ressourcen und Klima betreffen, sollte der Papierverbrauch im Büroalltag weitestgehend beschränkt werden.
    Dennoch darf nicht außer Acht gelassen werden, dass der Mensch haptisch ist und der Umgang mit dem Papier seine Kreativität fördert.

    Mit der nun endgültigen Fassung zur nicht mehr notwendigen elektronischen Signatur bei Rechnungen, ist man hier wieder ein ganzes Stück weiter gekommen.
    Sinnvolle Verwaltung und DM-Systeme können ebenso helfen.

    Ganz ohne Papier wird aber die Büroarbeit dennoch nicht funktionieren. Man denke z. B. auch mal an Strom- und Datenausfall wie im Moment gerade möglich durch die Sonnenstürme.

  9. Sehe dies erst jetzt aber vor 2 JAhren haette ich das Gleiche geschrieben. Ich wohnteseit den 70er in DK und dort bekommen alle ab Geburt eine digitale Signatur vom Staat und damit zugang zu einheitlich Buergerportal als auch eine EBOKS in der von allen oeffentlichen und fast allen halboeffentliche Stellen (Banken, Versicherungen, Arbeitsmarkt, ..) alle Korrepondenz gesammelt eintrifft und auch signaturreif beantwortet werden kann. Ich wohne jetzt in Berlin, aber es ist leichter fuer mich in einer gemeinde in DK, zB Grundbuchamt, eine gueltige elektronische Unterschrift abzuliefern, als hier im 1 km entfernten kasernenartigen Amt eine Bestaetigung vom Meldeamt zum Jugendamt zu tragen. Wir sind jahrzehnte hinterher. Wieso?

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  1. [...] 2013 an. Dabei arbeiten alle genannten Startups bereits seit anderthalb bis zwei Jahren an einem effizienten Dokumentenmanagement, das dabei helfen soll, Papier zu vermeiden. Ads_BA_AD('CAD2');Eines der Probleme dürfte Optical [...]

  2. […] – Tablets und E-Book-Readern sei Dank. Hinzu kommt, dass Dienste wie Evernote, Dropbox, Doo und viele andere Startups es uns erleichtern, vom Papier […]

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