Papierlos leben und arbeiten:
Dropscan startet Briefkasten in der Cloud

Seit gut einem Jahr digitalisiert das Berliner Startup Dropscan Dokumente. Jetzt lanciert es einen Briefkasten in der Cloud.

Zahlreiche Startups sind derzeit damit befasst, das papierlose Büro Wirklichkeit werden zu lassen. Herausforderungen gibt es bei diesem Unterfangen zahlreiche. Während sich Smarchive, Doo, fileee und Doctape darauf konzentrieren, bereits digitalisierte Dokumente von Anwendern in der Cloud zu verwalten, hat der Anfang 2012 gegründete Berliner Dienst Dropscan einen anderen Schwerpunkt: Er möchte Privatnutzern und Geschäftskunden beim Prozess der Digitalisierung unter die Arme greifen. In der bisherigen Ausführung hieß dies, dass Nutzer einzuscannende Dokumente an Dropscan schicken und auf diese kurze Zeit später in digitaler Form zugreifen konnten.

Da Dropscan für seine Dienste vom ersten Tag an Geld verlangte, gelang es den Hauptstädtern nach Aussage von Geschäftsführer Christian Schulte, schon zum Ende des ersten Quartals 2012 schwarze Zahlen zu schreiben. Doch anstatt sich auf diesen Lorbeeren auszuruhen, dachten er und sein Team darüber nach, wie die nächste Evolution des Angebots aussehen könnte. Die Antwort: Anwender von Papierpost zu befreien.

Berliner Postadresse für alle

Am für den Launch eines neuen Dienstes eher ungewöhnlichen gestrigen 1. April legten Schulte und sein Team den Schalter für den Start der neuen Version von Dropscan um. Nach der Durchführung einer Beta-Phase mit rund hundert Kunden erlaubt der Service ab sofort allen Personen und Firmen nicht mehr nur das händische Einschicken von zu digitalisierenden Dokumenten, sondern bietet ihnen die Möglichkeit, ihre gesamte Post an eine individuelle Dropscan-Adresse weiterzuleiten. Der neue, klare Claim: “Papierloses Büro zu vermieten. Mit digitalem Briefkasten”.

Dropscan stattet Nutzer ab sofort mit einer Berliner Postadresse mit ihrem Namen aus. Sämtliche dorthin gesendeten Unterlagen werden von dem Startup Digitalisierung und in der sogenannten “Scanbox” zugänglich gemacht. Anwendern steht es dabei frei, ob sie ihre Dokumente weiterhin “manuell” an Dropscan schicken möchten oder beispielsweise einen Nachsendeauftrag für ihre Post einrichten. Auch eine Weitergabe ihrer Dropscan-Postadresse an Kunden, Lieferanten, Freunde & Familie ist möglich. Besonders wer viel auf Reisen ist, erspart sich dadurch überquellende Briefkästen und das Verpassen wichtiger Sendungen.

Trifft ein Brief oder ein Dokument bei Dropscan ein, benachrichtigt der Service den Besitzer der Scanbox darüber per Mail und gibt ihm die Wahl, wie damit verfahren werden soll: “Öffnen und Scannen”, “Weiterleiten” oder “Vernichten”. Auf diese Weise wollen die Hauptstädter zum einen verhindern, dass Dropscan-Nutzer für Scandienste bezahlen, die sie gar nicht in Anspruch nehmen möchten – etwa bei Werbebriefen – und außerdem Datenschutzbedürfnissen Rechnung tragen. Selbst wenn bei dem “softwaregestützten Produktionsprozess” im “Berliner Scanzentrum” hohe Datenschutzstandards gelten und das Unternehmen betont, dass Mitarbeiter speziell für den Umgang mit sensiblen und vertraulichen Daten ausgebildet wurden, so haben Kunden bei dem Verfahren stets das letzte Wort darüber, ob ein eingegangener Brief tatsächlich geöffnet und gescannt werden soll. Jeden Freitag versendet Dropscan alle per “Weiterleiten” in Papierform angeforderten Briefe als versichertes Paket an eine Wunschadresse.

Verschiedene Preismodelle

Das Startup bleibt auch mit dem erweiterten Service seiner bisherigen Linie, keinen irgendwie gearteten Gratisdienst anzubieten, treu: Privat- und Geschäftskunden können jeweils aus einer Reihe von Inklusiv- sowie Pay-as-you-go-Paketen auswählen. Das günstigste Inklusivangebot für private Nutzer kostet 15 Euro im Monat und beinhaltet 1 Gigabyte Speicherplatz, 25 eingehende Sendungen/Monat, von denen fünf (à maximal zehn Scans) geöffnet und gescannt werden. Das Vernichten von Sendungen ist in allen Paketen kostenfrei. Wer “Pay as you go” bevorzugt, zahlt für jede eingehende Sendung 0,50 Euro und für jede geöffnete und gescannte 1 Euro. Weitere Gebühren fallen für die Archivierung, das Weiterleiten sowie zusätzlichen Speicherplatz an.

In einer Welt, in der immer mehr Menschen ortsunabhängig arbeiten und damit lange Zeit auf Reisen sind, und in der lästige Papierstapel Menschen zunehmend unpraktisch erscheinen, muss man an dem Vorhandensein einer Nachfrage nach den Dienstleistungen von Dropscan wahrlich nicht zweifeln. Da ich selbst ein Anhänger des digitalen Nomadentums bin, ist mir der Mehrwert eines physischen Postfachs mit einer digitalen Abbildung in der Cloud sofort bewusst. Aufgrund meiner eigenen Erfahrungen glaube ich jedoch, dass das aktuelle Preismodell noch optimiert werden kann. Denn die Inklusivpakete beinhalten trotz ihres Namens Kostenrisiken. Wenn die monatliche Anzahl eintreffender Sendungen überschritten wird, dann kostet jede weitere eingehende Sendung 0,30 Euro. Angenommen, ich autorisiere die Post, alle Briefe an meine Dropscan-Adresse zu schicken, dann muss ich immer damit rechnen, am Ende doch mehr als die pauschalen 15 Euro/Monat zu bezahlen. Dabei spielen weniger die tatsächlichen Zusatzkosten eine Rolle als das Gefühl, nicht die volle Kontrolle darüber zu besitzen, welchen Betrag Dropscan schließlich per Lastschrift beansprucht.

Eine unnötige Einstiegsbarriere errichten die Berliner, indem sie schon im Registrierungsprozess die Kontodaten abfragen. Hier könnte der ein oder andere unentschlossene User verloren gehen, der sich gerne im persönlichen Dashboard umschauen und eine Demo ausprobieren möchte, bevor er/sie sich für ein Dropscan-Paket entschließt. Beide beschriebenen Schwächen lassen sich allerdings mit ein wenig Finetuning und einem besseren On-Boarding-Prozess lösen.

Potenziell großer Markt

Ganz ohne Konkurrenz ist Dropscan nicht: Mit Swiss Post Box betreibt die Schweizer Post ein ähnliches Angebot (auch für Kunden in Deutschland und Österreich). In den USA sorgt derweil mit Outbox ein ähnlicher Ansatz für Aufmerksamkeit: Dort wird Post aus Briefkästen dreimal wöchentlich abgeholt und danach gescannt. Dies mag altertümlich klingen, beim Preis lässt Outbox Dropscan aber weit hinter sich: 4,99 Dollar kostet der Dienst pro Monat, ohne Zusatzkosten. In Schweden setzt Brevo auf eine direkte Kooperation mit Briefe versendenden Unternehmen, um die Papierpost noch vor ihrem Versand zu eliminieren.

Der Markt für Cloudbriefkästen ist jung, aber potenziell groß. Das Outbox-Preismodell eignet sich besser dafür, auch beim Otto-Normal-Verbraucher Interesse zu wecken – setzt aber gleichzeitig eine externe Finanzierung oder zu Hungerlöhnen arbeitende Angestellte voraus. Die Strategie von Dropscan wirkt deutlich nachhaltiger, lässt dafür jedoch Spielraum für aggressivere Konkurrenten. Je mehr davon auf der Bildfläche erscheinen, desto schneller werden Briefkästen arbeitslos. /mw

Link: Dropscan

 

Martin Weigert

Martin Weigert ist der leitende Redakteur von netzwertig.com.

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6 Kommentare

  1. Hallo Martin,

    vielen Dank für Deinen ausführlichen und sehr differenzierten Bericht!

    Ja, man kann bei den Preisen sicherlich noch aggressiver rangehen, allerdings wollen Mitarbeiter in Deutschland, umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen und guter Kundenservice auch bezahlt werden und sind unserer Meinung nach auch ihr Geld wert!

    Es gibt natürlich Alternativen wie man ein niedrigeres Preisniveau realisieren könnte. Spontan fallen mir dazu zwei Möglichkeiten ein:

    1.) Man packt sich einen siebenstelligen Betrag vom VC aufs Konto und jagt den dann durch den Schornstein. So macht das unserer Ansicht nach Outbox aktuell.

    2.) Man verkauft die (heissbegehrten!) Daten seine Kunden an externe Dritte für Werbe- und Marktforschungszwecke und deckt damit die Kosten die in der Scanproduktion anfallen.

    Beides (vor allem die zweite Alternative!) kommt für uns nicht in Frage, da wir unser Geld unternehmerisch mit einem Service verdienen wollen, der ein echtes Problem für unsere Kunden löst.

    Grundsätzlich heisst das nicht, daß unsere aktuellen Preise für alle Zeit in Stein gemeisselt sind. Bei steigendem Sendungsvolumen und dadurch sinkenden Kosten werden wir dies an unsere Kunden weitergeben. Wir denken aber, daß wir mit den aktuellen Preisen einen guten Einstieg haben, gerade auch im Vergleich zu SwissPostbox: http://post.ch/post-start…sspostbox-preise.htm . So ist es uns z.B. gelungen komplett ohne Einrichtungsgebühren auszukommen.

    Viele Grüße aus Berlin

    Christian von Dropscan

  2. Hallo Martin,

    vielen Dank für das umfassende Update und den Überblick!

    Die Scanbox von Dropscan ist eine super Weiterentwicklung und dürfte vor allem reisende Personen und powser User ansprechen.

    Auch wir von fileee haben kurz vor Ostern unseren Scanservice live geschaltet (https://www.fileee.com/scanservice/). Dieser bietet eine ähnliche Leistung wie Dropscan an, wobei wir uns zunächst für ein anderes Preismodell entschieden haben. Für uns ist wichtig, dass die Hürde für den Nutzer hin zum papierlosen Büro möglichst gering ist. Daher bieten wir einen Scanservice nun auch direkt an.

    fileee und Dropscan haben beide den papierlosen Schreibtisch als Ziel, gehen aber etwas unterschiedliche Wege: Dropscan konzentriert sich auf die Digitalisierung, fileee hingegen auf die Verwaltung (und den Import) von Dokumenten – fileee versteht sich also eher als ganzheitliches System, bei dem Dokumente über verschiedenste Wege importiert und online verwaltet werden können. Die Digitalisierung ist für uns dabei ein notwendiges Übel.
    Unser Scanservice ist somit nicht als Konkurrenz zu Dropscan zu verstehen.

    Insgesamt sind wir als Unternehmen sehr froh über die Entwicklung in diesem Bereich; es lässt lässt meiner Meinung nach auf eine positiven Trend hin zum papierlosen Briefkasten/Schreibtisch/Büro hoffen.

    Viele Grüße aus Münster!

    Marius von fileee

    PS: fileee bitte 3 “e” am Ende also “eee”, danke ;)

    • Danke für das Update. Und sorry für den Typo. Aber euer Name ist nicht so leicht.

  3. DHL/Deutsche Post ist nun auch in der “offenen Beta”?
    http://www.epost.de/privatkunden/epostscan.html

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  3. [...] in der Testphase schrieb das Unternehmen laut netzwertig übrigens schwarze Zahlen. Auf die Frage, wie das möglich war, antwortet Christian Schulte: [...]

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