Hass auf die E-Mail:
Entweder Anwender sind zu wichtig, oder sie machen es falsch

Die E-Mail steht seit langem im Kreuzfeuer. Menschen, denen die Mailberge über den Kopf wachsen, fallen in zwei Gruppen: Entweder sie sind besonders wichtig, oder sie machen es schlicht falsch.

Bestimmte Themen tauchen seit Jahren in der Technologie-Berichterstattung und in sozialen Medien auf. Eines, das mich zunehmend irritiert, ist das permanente Klagen über E-Mail. “Email is broken” – E-Mail sei kaputt, so ein gängiger Ausruf von vielbeschäftigten Webunternehmen und Tech-Bloggern, die vor der “Mail-Flut” kapitulieren. Zig Startups haben sich in den letzten Jahren auf die Fahne geschrieben, die dem Anschein nach allseits gehasste und angeblich die Produktivität einschränkende E-Mail neu zu erfinden oder maßgeblich zu verbessern, von Xobni über Rapportive bis zu Mailbox und Cloze. Jedes Mal, wenn ein neuer Dienst die Revolution von E-Mail ankündigt, jubilieren im Mailsumpf erstickende Geeks, nur um kurz darauf Nachteile der jeweiligen Lösung zu entdecken – wie hier bei Mailbox.

Es ist toll, dass sich Onlinefirmen die Frage stellen, wie sich die Schwächen der aller Hasstiraden zum Trotz nach wie vor von nahezu allen Internetnutzern verwendeten elektronische Post eliminieren lassen. Doch egal welche Konzepte dabei auch herauskommen werden, so glaube ich, dass leidenschaftliche E-Mail-Kritiker von einer falschen Grundannahme ausgehen: Sie sehen die Schuld für ihren Überforderungszustand durch E-Mail bei anderen. Wahlweise bei den Absendern, den fehlenden Funktionen ihres E-Mail-Anbieters oder an der grundsätzlichen Gestaltung der E-Mail-Protokolle. Als jemand, der seit vielen Jahren nahezu täglich – mit Ausnahme von Wochenenden – über 100 E-Mails erhält, auf die auf unterschiedliche Weise reagiert werden muss, bin ich der Ansicht: Wer über die E-Mail-Last klagt, ist dafür selbst verantwortlich.

Meines Erachtens nach lassen sich die E-Mail-Nörgler in zwei Gruppen einteilen: Menschen mit einem besonderen Bekanntheitsstatus oder einer speziellen beruflichen oder gesellschaftlichen Rolle, die ganz einfach Unmengen an Mails bekommen, und Menschen, denen es an der richtigen Organisation mangelt.

Für die erstgenannte Gruppe wird E-Mail immer problematisch bleiben. Denn ab einer bestimmten Zahl an eintreffenden Nachrichten lässt es die bei diesen Personen häufig sehr begrenzte Zeit für das Mailmanagement schlicht nicht zu, alle Nachrichten anzuschauen und zu beantworten. Nicht die E-Mail ist das Problem, sondern die Prominenz, der Status oder die berufliche Position dieser Menschen. Ein CEO, in dessen Vorzimmer permanent das Telefon klingelt, würde ebensowenig die Technologie des Telefons in Frage stellen wie ein mit Fanbriefen überhäufter Musiker das Postwesen. Die Notwendigkeit, selektieren und priorisieren zu müssen, gehört zu ihrem Beruf. Wenn im Rampenlicht stehende Individuen aus der US-Netzwirtschaft lautstark nach Tools zum besseren Handhaben ihrer Mailberge rufen, dann wollen sie einfach Werkzeuge, die es ihnen erleichtern, schneller die Mails zu finden, die eine Sekunde ihrer Aufmerksamkeit benötigen, um den Rest getrost ignorieren zu können. Ein legitimes Anliegen, welches die oben genannten Dienste in unterschiedlicher Form zu erfüllen versuchen. Das Problem ist jedoch nicht die E-Mail an sich, sondern ihre Prominenz und geschäftliche Bedeutung.

Die zweite Gruppe, die sich laufend über ihren überquellenden Posteingang beschwert, ist deutlich größer. Es sind Personen, die am Tag “nur” Mails im zweistelligen oder niedrigen dreistelligen Bereich erhalten und die schlicht versäumen, konsequent Ordnung zu halten. Anstatt einige Male am Tag sämtliche eingehenden Nachrichten zu überfliegen, Unwichtige zu löschen (sehr wichtig) oder in in einem Ordner zu archivieren, Wichtige zu beantworten oder für gebündeltes Antworten zu einem festgelegten Zeitpunkt in einen To-Do-Ordner zu legen, bearbeiten sie ihre Mails sporadisch, ohne System, und lassen es zu, dass sich hunderte oder tausende Mails in ihrer Inbox anstauen. Je länger diese Liste der theoretisch noch zu prozessierenden E-Mails wird, desto stärker sinkt verständlicherweise die Lust, sie überhaupt anzugehen. Ein Teufelskreis beginnt.

Ich behaupte, dass jeder Mensch, der nicht in die vergleichsweise exklusive Kategorie der VIPs fällt, bei denen ein außergewöhnlich hohes Mailaufkommen auf ein außergewöhnlich geringes Zeitpensum zum Bearbeiten dieser Nachrichten trifft, sich mit etwas Anstrengung in die Lage versetzen kann, die Kontrolle über die eigene Inbox zu erlangen, ohne dabei viele Stunden investieren zu müssen und ohne auf die Rettung durch ein Startup angewiesen zu sein. Entscheidende, erlernbare Fähigkeiten sind meiner Meinung nach schnelles Scannen der E-Mail-Inhalte, das ebenso schnelle Löschen von unnötiger Korrespondenz und die Begrenzung der Ausführlichkeit von Mails. Was aber vor allem benötigt wird, ist Konsequenz.

Manche Menschen bringen die dafür geeigneten Charakterzüge von Haus aus mit. Ich vermute, dass dies die selben sind, die ihre Wohnung von Krimskrams freihalten und kein Problem damit haben, beim Ausmisten des Kellers Dinge wegzuschmeißen. Ein Vergleich der Kleiderschränke und Keller von Zero-Inbox-Verfechtern und chronischen E-Mail-Leidenden wäre ein interessanter Gegenstand für eine Studie.

Sicher existieren unterschiedliche Systeme, die funktionieren. Doch alle, die den stetigen Überlastungszustand durch die E-Mail monieren und sich eine Welt ohne immer gut gefüllte Inbox ausmalen, geben sich einer Illusion hin, wenn sie glauben, dann würde alles besser werden. Nicht die E-Mail ist das Problem, sondern ihr Informations- und Kommunikationsmanagement. /mw

Illustration: stock.xchng/jayofboy

 

Martin Weigert

Martin Weigert ist der leitende Redakteur von netzwertig.com.

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18 Kommentare

  1. Etwas off-topic. Ich dachte “ausmerzen” soll man nicht mehr sagen:
    http://sciencev1.orf.at/science/news/131981

    • Interessant, höre ich zum ersten Mal. Aber gut, geändert.

    • Erscheint es nur mir widersprüchlich, wenn Begriffe und Redeweisen so offensichtlich beileidigend bzw. verletzend sind, dass unter einem Haufen Unwissender immer nur einer auftaucht, der dies mit erhobenem Zeigefinger anmahnt? Ich hätte mich als Autor geweigert, meinen Artikel deswegen abzuändern. #my2cents

    • In dem Fall war es mir eine lange Diskussion einfach nicht wert. Kommentardebatten gibt es bei uns genug, da lasse ich gerne auch mal eine aus. Besonders wenn sie nichts mit dem Kerninhalt eines Artikels zu tun hat.

  2. Danke!

    Ich dachte schon, es fände sich keiner mehr, der E-Mail auch mal verteidigt.
    Das ist immerhin ein System, mit dem ich weltweit unabhängig vom jeweiligen Provider, Betriebssystem, Messenger, Social Network o.ä. jeden erreichen kann.
    Eines der wenigen überlebenden Beispiele des offenen, ursprünglichen WWW; und eines der weingen Beispiele für echte Interoperabilität.

    Und zum Thema Überlastung: Auf welchem Kanal die Nachrichten reinkommen ist eigentlich egal, wenn es um die Organisation geht. Wer mit E-Mail überlastet ist, hat wahrscheinlich auch jeden Tag Stunden auf Facebook und Twitter zu tun.

  3. Danke Danke Danke!!!
    Manchmal reicht auch ein Blick auf den Schreibtisch & man weiß, wie viele Mails wahrscheinlich in der Inbox gehortet werden ;-)

  4. Außer dem unvermeidlichen Ordner “Posteingang” braucht der sortierte Emailer drei weitere Ordner.

    1. Papierkorb
    Hier gehören 70% aller Emails hin. Vor allem die “Kopie an “. Wenn’s wirklich wichtig für mich ist, meldet sich der Typ, der in “An” steht, bei mir.

    2. Archiv
    Alle Emails, die ich aufbewahren MUSS, kommen hier rein. Einige davon muss ich vorher lesen, mit einigen muss ich vorher etwas TUN. Dauert das TUN (Tun ist auch: Deligieren) nur 2-3 Minuten, erledige ich das sofort. Danach Ordner 1 oder 2. Jetzt sind weitere 20% der Emails aus den Augen.

    3.Wiedervorlage
    Für die letzten 10% dauert das TUN länger. Diese Emails kommen mit einem Termin in die Wiedervorlage. Bis die benötigte Info oder Person oder, oder verfügbar ist.

    Kleines Helferlein: http://emailgame.baydin.com/learn.html

    - Hans Steup, Berlin

    PS: “Mal ehrlich, Steup, machst Du das so konsequent?” – “Ihr sollt nicht tun was ich tue, Ihr sollt tun, was ich sage”. -George Clooney in “From Dusk Till Dawn” geklaut von Seneca.

  5. Schöner Artikel!

    Ich kenne Unternehmen, die krampfhaft versuchen das E-Mail-Aufkommen zu reduzieren – im Ergebnis poppt bei den Mitarbeitern ständig das Skype-Fenster auf, was sicherlich nicht weniger nervig ist (aber hauptsache, es ist keine E-Mail! ;)

    Was hingegen (zumindest unternehmensintern) helfen kann sind Richtlinien zur E-Mail Nutzung (Fasse Dich kurz, überlege, welche Personen Du auf CC setzt, verwende eine Aussagekräftige Betreffzeile etc.).

  6. Ich habe etwas mehr Ordner, aber das Prinzip bleibt das gleiche.

    Und man sollte auch den Spamfilter erwähnen, den viele vernachlässigen.

    In meinem Thunderbird ist er zu 99% zuverlässig und filtert so gut wie jeden Spam direkt aus. Wer sich aber nicht die Mühe macht und neue Sapmmails kennzeichnet oder ab und zu mal einen Blick in den Spamordner wirft, der ist selbst Schuld.

  7. imho wird hier vollständig die Realität in den Unternehmen vergessen. Dort heisst es meistens: “Wer schreibt der bleibt” und deshalb wird wegen jedem Mist eine E-Mail geschrieben. Was per E-Mail nicht herum gegangen ist, ist nicht passiert. Und da ja in solchen Unternehmen jedem, der sich nicht rechtzeitig (und natürlich per E-Mail) absichert die Schuld an allem gegeben wird, muss jeder ständig und möglichst schnell Alles an alle mailen und permanent wachsam sein eine Mail einmal nicht unbeantwortet zu lassen. Klar kann man da sagen selbst schuld, wer sich darauf einlässt oder in einem solchen Unternehmen arbeitet. Aber ich kenne Firmen, da wird dadurch ein solcher Druck auf die Mitarbeiter aufgebaut, dass es einen Peak beim E-Mail-Aufkommen am Sonntag-Abend gibt, nur damit sich keiner am Montag zur Morgenbesprechung einer Blöße geben muss.

  8. 1.) alle, ausnahmslos alle cc Mails fliegen bei mir in Ablage P
    2.) emails werden nur 09:00 / 13:00 synchronisiert, dazwischen bzw danach kein Blick auf neue Mails
    3.) dringende Mails lasse ich bewusst liegen, für dringendes gibt es das Telefon

  9. Die Haltung wie im Artikel vorgegeben kann ich nur bestätigen ist richtig. Man kann auch e-Mail Anbieter abbestellen (z.B. Werbung) oder in den Spam Ordner leiten lassen.

  10. Es ist ein Kampf gegen Windmühlen.Die Spamer ändern einfach kurz die Mail-Adresse und schon werden sie vom Filter nicht mehr erfasst.

  11. Wie gesagt im Thuderbird wird der Spam ziemlich erfolgreich gefiltert. Meines Wissens nach, wird auch nicht anhand der Absendeadresse gefiltert. Der filtert mit einem Bayesschen filter http://de.wikipedia.org/w…Anwendung_in_E-Mails

  12. Ich arbeite in einer Redaktion und habe mehrere Abbestellmails als Tastaturkürzel hinterlegt, je nachdem, ob jemand künftig einen anderen Ansprechpartner zugewiesen bekommen soll oder ich ganz aus einem Verteiler gestrichen werden möchte. Auch das gehört m.E. zur Ordnung.

  13. Heute Abend beim Betrachten meines GMail-Postfachs kam mir nochmals dieser Beitrag in den Sinn.

    Also krempelte ich die Ärmel hoch und strukturierte alles neu. Einige Labels unterscheiden den Mail-Verkehr, der durch Online-Bestellungen, Foren, Vereinsaktivitäten, mein Blog usw hervorgeht. Diese besitzen jetzt klar unterscheidbare Farben, sodass ich in der Nachrichtenübersicht die Labels nicht lesen muss, sondern einfach beim Überfliegen auf die richtige Farbe achten kann.

    Filter nutzte ich vorher schon, durch mehr Label kamen da natürlich einige hinzu. Spam bekomme ich schon allein deshalb so wenig, weil ich diese Adresse nur bei 100% seriösen Diensten kundgebe.

    Bisher war mir auch der Unterschied zwischen Archivieren und dem Papierkorb nie wirklich klar. Das mag auch an meinem Desinteresse gelegen haben. Gelesene Mails rückten in der Liste einfach nach hinten. Aus den Augen, aus dem Sinn. Von jetzt an will ich nur noch im Eingang belassen, was einer Bearbeitung bedarf. Der Rest ins Archiv oder gar gelöscht.

    Entgegen der meisten User behalte ich gern alte Mails. Nicht aus träumerischer Konversationsromantik heraus, sondern weil ich das ein oder andere deshalb wieder zu einem Zeitpunkt gefunden habe, zu dem man meinen könnte, es würde eh nicht interessieren. Der schier endlose Speicherplatz (wenn man nicht gerade beim Innenministerium arbeitet ;) ) beflügelt dieses Verhalten.
    Das führte natürlich dazu, dass ich weitaus mehr als 1000 Mails jetzt noch einmal im Inhalt überprüft und händisch mit Labels versehen habe. Gerade, wenn man mit Personen aus dem Verein sowohl privat als auch die gemeinsame Aktivität betreffend kommuniziert, lässt sich das wohl kaum vermeiden. Zumindest ich konnte mir keine passende Filterregel ersinnen.

    Langer Rede kurzer Sinn: Mein Eingang ist leer, unter den Labels findet sich alles, was dorthin gehört und auch die Sternchen-Markierung nutze ich jetzt anders als das “Wichtig”-Tag bei GMail. Vielen Dank für die Motivation, dieses Vorhaben anzugehen!

  14. Danke, endlich mal ein vernünftiger Post zum Thema.

    Nein, ich mag keine Instant Messenger, die ständig aufpoppen und mich beim Arbeiten stören. Wo plötzlich 3 Mädels diskutieren, ob wir zusammen in die Kantine essen gehen und ich denke, ich bin im Hotchat, während im 4. und 5. Chat-Fenster andere, berufliche Anliegen warten und ich irgendwann alles durcheinander bringe. E-Mail hat den Vorteil, daß ich sie beantworte, wenn *ich* Zeit und Lust dazu habe. Nur Dringendes vom Chef wird sofort gemacht.

    Und wer mit vollen E-Postkörben nicht klar kommt, soll sich mal dran erinnern, wie es war, als 150 Pressemitteilungen auf Papier täglich eingingen. Und ständig das Telefon ging “haben Sie meinen Brief bekommen?”. Wo ist das Problem mit E-Mails? Nur Spam stört und muß gefiltert werden, aber auch das ist nichts Neues.

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