Hojoki im Praxistest:
Gut, aber es geht noch besser

Jüngst präsentierte das Chemnitzer Startup Hojoki eine von Grundauf überarbeitete Fassung seines noch jungen Kollaborationsdienstes und Cloudaggregators. Für ein internes Projekt testeten wir den Service in den vergangenen Wochen.

Ende November verpasste sich der Chemnitzer Produktivitätsdienst und Cloudaggregator Hojoki eine komplett neue Oberfläche. Diese gefiel mir aufgrund ihrer Reduktion auf das Wesentliche, worin sie sich von vielen gängigen Projektmanagementtools unterscheidet. Kurz nach dem Relaunch schlug ich für ein internes netzwertig.com-Projekt vor, den momentan ausschließlich kostenlos angebotenen Service einmal im Redaktionsalltag zu testen. Da unser Unterfangen die Arbeit mit bei Google Drive abgelegten Dokumenten beinhaltete, versuchten wir es anfänglich mit dem Einsatz von Google+ zur gemeinsamen Kollaboration – seit kurzem lassen sich Drive-Dokumente direkt mit Kreisen bei Google+ teilen. Doch schnell wurde deutlich, dass wir eine stärker auf die gemeinsame Arbeit im Team ausgerichtete, von der Geräuschkulisse des Social Web abgekoppelte Lösung benötigten.

Die zwei Aspekte, die Hojoki für uns interessant machten, waren projektspezifische Arbeitsflächen sowie die Fähigkeit, 25 Clouddienste und Webservices – von Dropbox über Box und Evernote bis zu Google Drive – mit diesen Arbeitsflächen zu verbinden und somit Dateien und Aktivitäten von dort automatisch im projekteigenen Hojoki-Stream anzeigen zu lassen. Dazu muss lediglich einer der zu einer Arbeitsfläche eingeladenen Nutzer sein Hojoki-Konto mit dem jeweiligen externen Service verbinden und dann definieren, welche Verzeichnisse von dort Datei-Aktivitäten in den Hojoki-Feed schicken sollen. Wichtig ist auch, dass alle User die Zugriffsrechte auf Dateien beim jeweiligen Service besitzen, damit sie auf diese zugreifen können. Denn Hojoki importiert lediglich Aktivitäten wie neu angelegte oder veränderte Dokumente, nicht die Dateien ansich.

In unserem Fall verknüpften wir die Aktivitäten eines bestimmten Google-Drive-Verzeichnisses mit unserer Hojoki-Arbeitsfläche. Sobald ein Teammitglied eines der Drive-Dokumente veränderte oder ein neues anlegte, informierte der Hojoki-Stream darüber. Jedes im Stream erscheinende Element besitzt eine eigene Kommentarfunktion, die praktischerweise den direkten Austausch zu den jeweiligen Modifikationen oder Dokumenten erlaubt. Aktuellste Einträge erscheinen an oberster Stelle. Wer möchte, kann mehrere Dienste parallel mit Hojoki verbinden, in unserem Fall genügte uns Google Drive.

Insgesamt klappte die Kollaboration mit Hojoki gut und erlaubte es uns, schnell voranzukommen. Dank funktioneller mobiler Apps für iOS und Android ist man nicht an den Rechner gefesselt, um sich auf dem Laufenden zu halten. Das simple, übersichtliche Interface, das auf die komplexen Strukturen ausgewachsener Projektmanagementwerkzeuge verzichtet, verhindert unnötiges Verzetteln. Über die Performance kann man nicht klagen, Ausfälle erlebten wir keine. Kurzum: Wer mit mehreren Personen an einem kleinen oder mittelgroßen Projekt werkelt und dabei auf bei externen Webservices abgelegte Informationen sowie Dateien angewiesen ist, der sollte sich Hojoki einmal anschauen. Sofern die folgenden Kritikpunkte nicht abschreckend wirken.

Denn noch gibt es Verbesserungsbedarf. Während die Kernfunktionalität ein produktives Schaffen ermöglicht, lässt Hojoki in einer Reihe Details bisher Wünsche offen. Hier sind die Punkte, in denen wir uns nach drei Wochen des Hojoki-Praxistests noch Nachbesserungen erhoffen:

  • Um einen Clouddienst wie Google Drive mit Hojoki zu verbinden, ist in den meisten Fällen eine heutzutage standardmäßige Authentifizierung über den jeweiligen Dienst erforderlich. Doch was fehlt, ist die Option, diesen Zugriff nur für einzelne Verzeichnisse zu gestatten. Wer die Dateien in einem Drive-Verzeichnis für die Arbeit bei Hojoki benötigt, muss den Chemnitzern damit die kompletten Zugriffsrechte auf das gesamte Google-Drive-Konto geben. Das könnte Nutzer abschrecken (auch in unserem Team gab es dazu Bedenken). Inwieweit dies möglich ist, hängt natürlich von der jeweiligen API des Cloudanbieters ab. Je granularer Hojoki aber Anwendern die Freigabe von persönlichen Clouddaten durchführen lässt, desto weniger halten sie Sorgen über Datenschutz und Sicherheit von der Nutzung ab.
  • Bisher bietet Hojoki nur sehr allgemeine, übergeordnete Kontrollmöglichkeiten für Benachrichtigungen. Es wäre wünschenswert, wenn sich E-Mail- sowie mobile Push-Benachrichtigungen von Arbeitsfläche zu Arbeitsfläche individuell definieren ließen.
  • Jedes Informationsobjekt im Stream kann zwar kommentiert werden. Uns allen fehlte jedoch ein Like-Button. Mittels einer Ein-Klick-Geste Zustimmung zu signalisieren, ist ein Verhalten, das dank Facebook, Instagram und anderen Social-Web-Dienste mittlerweile zu einer Art Reflex geworden ist, so dass man sich schnell daran stört, wenn man daran gehindert wird. Zudem beansprucht ein Klick auf “Like” weniger Zeit als das Tippen eines zustimmenden Kommentars. Was ich persönlich ebenfalls vermisse, ist eine Funktion zum nachträglichen Bearbeiten eines Kommentars. Hilfreich wäre zudem eine Status-Anzeige, die informiert, wer der Kollaborateure einen Eintrag im Stream bereits gesehen hat.
  • Meldet man sich nach einigen Stunden oder einem Tag bei Hojoki an, mangelt es derzeit an einer Möglichkeit, um sich blitzschnell über alle wichtigen Team-Ereignisse zu informieren. Hier wäre ein kompakter Benachrichtungs-Feed mit einem aggregierten Überblick über verpasste Aktivitäten der Hojoki-Kollaborateure wünschenswert, ähnlich Facebooks Notification-Hinweisen.
  • In unserem Test kam außerdem der Bedarf auf, einzelne Personen direkt über ihren Benutzernamen ansprechen zu können, analog zu Twitter, Google+ und Facebook.
  • Einige Male wollte ich Elemente per Drag’n'Drop in meinem Hojoki-Dashboard herumschieben, doch dies klappte nicht. Eine Implementierung entsprechender Features würde die Bedienung noch vereinfachen.

Das Fazit unseres Hojoki-Tests lautet damit: gut, aber es geht noch besser. Bei den meisten unserer Änderungsvorschläge handelt es sich um kleine Maßnahmen, die jedoch für einen deutlich flüßigeren Work-Flow sorgen können – gerade weil mit Social Networks vertraute User gewisse Verhaltensmuster entwickelt haben, deren Durchführbarkeit sie nun auch an anderer Stelle im Netz erwarten. Die eingeschlagene Richtung sollte Hojoki aber unbedingt beibehalten. Und möglichst schnell kostenpflichtige Premiumfeatures einführen, auch um bei existierenden und künftigen Nutzern Vertrauen in die Nachhaltigkeit des Konzepts zu schaffen.

Link: Hojoki

 

Martin Weigert

Martin Weigert ist der leitende Redakteur von netzwertig.com.

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8 Kommentare

  1. Hallo Martin, vielen Dank für dein ausführliches Review und das Feedback! Deine Wünsche machen absolut Sinn und vieles davon wird bald kommen. Unser nächstes großes Projekt nach dem Relaunch ist die Überarbeitung der Workspaces und der Projektmanagement-Features. In Q1 wird da viel passieren.

  2. Ich hatte mal testweise auf Hojoki meinen Google Drive Account verknüpft und mich mehr als erschreckt, das dort anschließend auch sehr private Dateien von mir zu sehen waren.

    Die Evernote-Verknüpfung habe ich mich danach erst gar nicht mehr getraut, da ich dort auch viel Privates verwalte und ich hier keinem, aber auch wirklich gar keinem Einblicke geben möchte.

    Das ganze Hojoki-Integrations-Thema ist mir viel zu untransparent, daher habe ich mich nicht mehr weiter damit beschäftigt…

    • Ja ich denke, da muss das Onboarding noch deutlich pädagogischer sein.

      Wenn du einen Account mit Hojoki verknüpfst, siehst du im Mainstream ALLE Veränderungen an deinen Dokumementen, die du im Google Drive machst.

      Aber nur du siehst die, nicht andere Nutzer. Diesen kannst du dann explizit einzelne Verzeichnisse aus dem Drive zugänglich machen, woraufhin sie dortige Aktivitäten ebenfalls sehen.

      Und die Dateien selbst liegen nie bei Hojoki, d.h., sollte ein Unbefugter Zugriff auf dein Hojoki-Konto erhalten, kann er/sie sämtliche Dateinamen im Stream sehen, aber die Files selbst nicht öffnen.

    • Wobei Metadaten wie GDrive-Dateinamen, Evernote-Notiztitel, usw. mitunter auch schon viel zu viele Rückschlüsse zulassen können, oder?

      Und diese Metadaten werden ja erst einmal komplett importiert, so war es jedenfalls, als ich es vor längerer Zeit mit GDrive ausprobiert hatte.

      Außerdem: Wie sieht es mit Hojoki-interne Mitarbeiter aus? Was können die potentiell alles über meine verknüpften Accounts einsehen?

      Bei mir bleibt da insgesamt ein sehr unwohliges Gefühl…

    • Wir nehmen die Nutzerdaten sehr ernst und wie bei anderen Cloud-Diensten auch gibt es klare Regeln, wer darauf unter welchen Umständen zugreifen kann. Aber klar, vertrauen musst du uns. Du vertraust ja auch Google und Evernote. Die unterliegen allerdings nicht deutschem Datenschutz wie wir.

    • Ich persönlich glaube euch das alles ja gerne und vertraue euch auch, aber so funktionieren Unternehmen eben nicht; und die sind ja eigentlich eure wichtige, weil irgendwann zahlende Zielguppe. Oder sehe ich das falsch?

      Außerdem, und das ist natürlich auch ein generelles Problem von Cloud-Anbietern: Mal abgesehen von möglichen externen Hacker-Angriffen kann ein Cloud-Anbieter noch so viele organisatorische/technische Maßnahmen zur Prävention von internem Datenklau durch eigene Mitarbeiter aktivieren; aber 100% vermeiden wird dieser so etwas NIE können, ein Restrisiko wird immer bleiben; und je mehr dieser wächst, desto höher fällt dieses Restrisiko aus.

      Aber nochmal eine vertiefende Frage:

      Wenn ich meinen Evernote Account mit meinem Hojoki Account verknüpfe: Wie weit könnt ihr dann rein theoretisch in meine Evernote-Daten hineinschauen? Was könnt ihr dann maximal bezüglich der Notizen in meinen Notebooks sehen?

    • Klar, 100% Sicherheit gibt es nie. Das gilt auch für In-House-Lösungen :)

      Zur Evernote-Integration: mit deiner Freigabe könnten wir theoretisch auf alle Notizen zugreifen, d.h. auch auf den Inhalt. Evernote unterstützt es leider nicht, diese Freigabe auf nur ausgewählte Notizbücher einzuschränken.

    • Danke für die Info bezüglich Evernote, die für mich bedeutet, das ich für Hojoki (und jeder anderen Plattform/App) niemals eine Evernote-Freigabe erteilen würde.

      Dieses extrem wichtige Freigabe-Thema solltet ihr für jeden einzelnen der in Hojoki integrierbaren Dienste sehr transparent kommunizieren, damit jeder weiß, was eine Integration für den jeweiligen Dienst wirklich bedeutet.

      Danke nochmal für die vielen Infos, bin jetzt wesentlich schlauer… :)

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