Dropscan:
Ein Schritt zum papierlosen Büro

Dropscan übernimmt das lästige und zeitraubende Einscannen von Papierdokumenten. Mit einer transparenten Preisstruktur, Gratisscans, einem Empfehlungssystem sowie einer Dropbox-Integration will das Berliner Startup Nutzer zum Einschicken ihrer Unterlagen bewegen.

Startups müssen nicht unbedingt die Welt verändern oder eine Branche revolutionieren wollen, um als innovativ und zukunftsweisend wahrgenommen zu werden. Manchmal reicht es auch aus, bestehende, seit langem von Mittelständlern angebotene Dienstleistungen mit Hilfe des Internets in ein zeitgemäßes Format zu verpacken sowie skalierbar und überregional verfügbar zu machen.

Genau dies trifft auf das Berliner Startup Dropscan zu, das in dieser Woche seinen offiziellen Launch feiert. Das gemeinsam von dem Scandienstleister ODS-Office Data Service, dem E-Commerce-Experten digital.manufaktur sowie dem Entwicklerstudio 030.labs gegründete Jungunternehmen will es Privatpersonen und Firmen so einfach und bequem wie möglich machen, Papierdokumente in digitale Dateien umzuwandeln.

Dropscan richtet sich dabei an alle, die mehr als ein paar Seiten mit nicht allzu sensiblen Inhalten digitalisieren müssen und keine Lust haben, ihre wertvolle Zeit am heimischen Scanner zu verschwenden. Stattdessen legen sie online im Dropscan-Mitgliederbereich einen neuen Auftrag an, schicken die einzuscannenden Unterlagen (Formate A7 bis A3) per Post an Dropscan und finden die fertigen, durchsuchbaren PDF-Dateien innerhalb von drei Tagen in ihrem Dropscan-Account zum Download vor. Anwender, die ihr Dropscan-Konto mit Dropbox verknüpfen, können sich die eingescannten Unterlagen auch direkt in einen Dropbox-Ordner liefern lassen.

Der Dienst aus der Hauptstadt möchte Anwender nicht nur durch seine moderne, einfach zu bedienende Benutzeroberfläche sowie die Dropbox-Integration ködern, sondern will auch mit einer fairen, transparenten Preisstruktur überzeugen: Das Scannen einer Seite kostet ungeachtet des Formats grundsätzlich 0,19 Euro inklusive Mehrwertsteuer. Auch ganze Ordner können eingeschickt werden – sofern die Seiten nicht geklammert oder geheftet sind. Bezahlt wird per Prepaid-Guthaben. Ab dem Erwerb von 100 Scans gibt es Mengenrabatt. Wer damit einverstanden ist, dass die Originaldokumente anschließend geschreddert werden, hat (abgesehen von den Kosten für das Einsenden der Unterlagen mit der Post) keine weiteren Kosten. Für die fakultative Rücksendung der Unterlagen (nur innerhalb Deutschlands) werden 3,90 Euro fällig.

Gescannt wird ausschließlich in Berlin und von qualifiziertem Personal, das sehr genau auf die Einhaltung der deutschen Datenschutzbestimmungen achtet, versichert Dropscan-Geschäftsführer Christian Schulte. Die drei Tage bis zur Bereitstellung der PDFs sind seiner Aussage nach eher die Ausnahme als die Regel und greifen nur, wenn “ganze Umzugkisten mit Unterlagen” eingeschickt werden. Zumeist geht es also deutlich schneller, bis die digitalisierten Dokumente verfügbar sind.

Mit smarchive, doo und doctape bringen sich diverse deutsche Startups in Position, um das papierlose Büro Realität werden zu lassen. “Die große Frage ist aber, wie die ganzen Papierstapel auf Deinem Schreibtisch in Bits & Bytes verwandelt werden. Dabei wollen wir helfen”, so Dropscan-Chef Schulte.

Um neue Anwender an den Dienst heranzuführen und schnell die Bekanntheit zu steigern, setzen er und sein Team auf ein bewährtes Empfehlungssystem, das schon Dropbox eine virale Dynamik verlieh: Zum einen erhält jeder neu registrierte Nutzer 50 kostenfreie Scans. Zum anderen wird auch das Einladen weiterer Anwender mit jeweils 50 Gratisscans belohnt. Gerade in der Anfangsphase, in der Dropscan noch weitgehend unbekannt ist, eröffnet sich so die Möglichkeit, hunderte Seiten von dem Dienst einscannen zu lassen, ohne – abgesehen vom Porto – einen Cent dafür zahlen zu müssen.

Dropscan befindet sich zum aktuellen Zeitpunkt noch in der geschlossenen Beta-Phase, wird diesen Status aber in den kommenden Tagen ablegen und dann jedem offen stehen. Zehn Nutzer, die es gar nicht mehr abwarten können, laden wir noch heute ein. Hinterlasst dafür einen entsprechenden Kommentar unter Angabe einer validen E-Mail-Adresse im dafür vorgesehenen Feld.

Update: Ab sofort ist Dropscan für alle zugänglich, eine Einladung ist nicht mehr notwendig.

Link: Dropscan

 

Martin Weigert

Martin Weigert ist der leitende Redakteur von netzwertig.com.

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29 Kommentare

  1. Ich würd ne Beta-Einladung nehmen ;)

  2. Jetzt hat shoeboxed.com ja richtig viel Auswahl für eine Acquise.

  3. Hallo,

    würde mich ebenfalls über eine Einladung freuen!

    Merci + fG

  4. klingt echt gut! Würde mich über eine einladung freuen!

  5. Ich würde mich über eine Beta-Einladung freuen. (Und über die Integration von Evernote :))

  6. Naja, die Post wird es freuen, aber wirklich nachhaltig erscheint mir das Ganze nicht zu sein. Sicherlich ist jede Entlastung als Unternehmer im Alltag gut, aber wie realistisch ist es, wenn ich auf meine Dokumente 3 Tage warte zzgl. Postzustellung?

    Anders wäre es vielleicht, wenn es die Dienstleistung an jeder Ecke im Supermarkt geben würde. Dokumente abgeben, einen Tag später in Dropbox wiederfinden. Zumal 19 Cent auch eher ein hoher Preist.

    Aus meiner Sicht hat das Modell zu viele Einschränkungen – vertrauliche Dokumente sind eine weitere Einschränkung…

    • Naja, die Post wird es freuen, aber wirklich nachhaltig erscheint mir das Ganze nicht zu sein. Sicherlich ist jede Entlastung als Unternehmer im Alltag gut, aber wie realistisch ist es, wenn ich auf meine Dokumente 3 Tage warte zzgl. Postzustellung?

      Beim Onlineshopping geht das auch ;)

    • Zitat: “Zumal 19 Cent auch eher ein hoher Preist.”

      Wenn man Personalvollkosten von 30€ pro Stunde dagegen rechnet (wie gesagt Vollkosten, nicht nur Lohnkosten) müsste jemand in einer Stunde über 150 Scanns schaffen. Und da sind die Kosten für den Scanner nicht mitberücksichtigt.

    • Ganz ernst gemeint: Wir freuen uns über jeden Preisvergleich!

      Bei lokalen Anbietern gibt es eigentlich immer diverse Zusatz- und Einrichtungsgebühren und komplizierte Preisstaffeln. Vor allem wenn verschiedene Papierformate und das Thema OCR & PDF-Generierung hinzukommen. Wir versuchen das so einfach und transparent wie möglich zu halten. 19ct ist auch der Maximalpreis, für regelmäßige Nutzer gibt es ordentliche Rabatte.

      Natürlich gibt es immer die Alternative des komplett Selbermachens, aber das kostet auch Zeit und die kann man vielleicht auch für sinnvollere Dinge verwenden… ;-)

  7. Hallo,

    da bekommt SaaS eine neue Bedeutung: Scannen as a Service!
    Würde mich über eine Einladung freuen.

    Danke!

  8. thx – klingt interssant! freu mich :)

  9. Würde mich auch über eine Einladung freuen. Klingt nach einem interessanten Service.

  10. Einladung wäre toll.

    Ich finde drei Tage okay und würde den Dienst eh nicht für die aktuellen Sachen nutzen (die scanne ich schnell selbst ein), sondern eher für die Papierunterlagen, die im Archiv schlummern. Ist allemal einen Test wert.

  11. Für mich als Selbständigen klingt das nach einer super Arbeitserleichterung. Insbesondere, weil ich so ohne viel Aufwand auch von unterwegs meine Geschäftspost erledigen könnte.
    Ich wäre gern als Beta-Tester dabei.

  12. Interessant waere es wenn alle meine post gescannt ankommen wuerde (ausser werbe postm;-) )

    • Das gibt’s schon, z.B. http://www.postzuemail.de/. Keine Ahnung ob das vertrauenswürdig ist. Mir ist sogar so, als würde die Post selbst sowas anbieten. Bin mir da aber nicht sicher.

    • Die Schweizer Post bietet das bereits: http://www.swisspostbox.com/de
      Von den Deutschen habe ich das zumindest für Privatkunden noch nicht gefunden.

    • der Tipp mit der schweizer Post ist nicht schlecht,
      die bieten auch Adressen im Ausland an

      Swiss Post Box unterstützt die Bedürfnisse mobiler Menschen und spricht Privatpersonen sowie Geschäftsleute weltweit an. Wir bieten zur Zeit Korrespondenzadressen in folgenden Ländern an:
      Schweiz
      Deutschland
      Frankreich
      Italien
      Österreich

  13. Ich finde die Idee nicht wirklich gut. Ich möchte nicht die Kontrolle über meine Unterlagen verlieren (auch wenn weniger sensibel) und ich sehe auch nicht wirklich einen Vorteil.

    Zumindest Hochschulstandorten werden diese Dienstleistungen günstig und lokal angeboten. Ich muss mich halt nur einmal mit den Papieren auf den Weg machen, während ich bei dropscan allenfalls das spare, weil ich den Postmann zu mir kommen lasse. Damit gebe ich die Papiere aber auch aus den Händen. Niemand garantiert mir letztendlich zweifelsfrei, dass die Kopien auch nur bei mir landen.

    Vor Ort gebe ich die Dokumente nur für den eigentlichen Vorgang aus der Hand und kann sie danach wieder mitnehmen. Die Kopien kann ich auch direkt auf Karte oder Stick mitnehmen, dann gibt es noch nicht einmal eine E-Mail-Kopie.

    Das geht übrigens bei hunderten bis wenigen tausend Seiten heute so schnell, dass es sich kaum lohnt zwischendurch wegzugehen. Bei regelmäßig mehreren tausend Dokumenten sollte man dann einfach über ein eigenes Gerät oder Leasing nachdenken.

  14. Hallo! Da würde ich dich gerne mal testen!

    Es grüßt aus Köln

    Dirk Bachhausen

  15. Die Invites sind jetzt weg.

  16. Nach dem Ansturm gestern haben wir uns ins Zeug gelegt und den Service nun offiziell gelaunched. Anmelden und ausprobieren ist jetzt für jedermann möglich. 50 Gratis Scans gibt es weiterhin. Wir sind gespannt auf Euer Feedback.

    Grüße

    Christian vom Dropscan-Team

  17. hhhhmmm, da bin ich jetzt echt am überlegen euch vielleicht doch “Umzugskartons” aus meinem Archiv zuzusenden.

  18. Mir erscheint das Preis + Geschäftsmodell von Officedrop in den USA da wesentlich ausgereifter – es soll bei dem Service (wenn man nicht große Unternehmen anspricht) ja hauptsächlich um Bequemlichkeit gehen!

    D.h. ihr müsst irgendwelche Subscription Modelle anbieten und euren Kunden dann selbst eine bestimmte Anzahl fertiger Umschläge zur Verfügung stellen (+ Möglichkeit selbst zu Scannen, ggf. auch per Smartphone).

    So ist mir das alles zu kompliziert…

    • Danke für das Feedback! Zu Deinen Punkten:

      1.) Subscription Modell

      Willst Du wirklich monatlich für etwas bezahlen, was Du nur alle 2-3 Monate nutzt? Mich nerven schon die verfallenen Freiminuten bei meinem Handyvertrag…Es ist halt sehr schwer heute schon vorherzusagen, wieviele Seiten ich in den nächsten 6-12 Monaten scannen lassen möchte. Und nicht jeder hat einen kontinuierlichen Bedarf an dieser Dienstleistung. Daher halten wir Pay-as-you-go für den sinnvolleren Ansatz.

      2.) Frankierte Umschläge

      Hört sich im ersten Moment nett an, einen frankierten Rückumschlag vom Scanservice zugeschickt zu bekommen. Hatten wir auch mal überlegt. In der Realität macht es das aber eher komplizierter als einfacher: Du musst erst mal 2-3 Tage warten bis der Umschlag bei Dir ankommt (Den du übrigens auch über das genannte Abomodell bezahlen musst…). Bei uns kannst Du nach 2-3 Minuten Deine Papierunterlagen losschicken. Zumal ziemlich jeder passende Umschläge griffbereit hat…

      3.) OfficeDrop

      Ja, die kennen wir, deren Geschäftsmodell hat sich aber stark gewandelt. Machen inzwischen eher auf Cloud Storage a la Dropbox. Mail-In Scannen ist nur noch eine Nebensache, die Preise dafür werden nicht mal mehr auf deren Webseite erwähnt. Das Abomodell scheint bei diesem Thema also nicht so gut funktioniert zu haben…

      Meine Tip: So kompliziert ist das Ganze gar nicht, am besten einfach mal ausprobieren! ;-)

  19. ohne dass es hier bemerkt wurde, scheint das Produkt nun hochinteressant (da wirtschaftlicher = 5ct/S.) zu werden und die ganze Bandbreite von privat + business anzusprechen.
    die og. Skeptiker sollten es sich nochmals anschauen ;-)

    verbessern könnte man:
    Beispielscan bzw. Hinweis ob ClearScan durchgeführt wird

    Beitritt zur docTag-Initiative

    direct-send-in-Service = Postanschrift Berlin mit Angabe einer individuellen Postbox-Nummer – somit könnte man die komplette Brief-Post direkt umleiten. (Zeit-/Kostenvorteil)

    Auf Wunsch http://www.dhl.de/retoureonline – kostenpflichtig
    = Spagat zwischen frankiertem Umschlag + Kunden-Service

    Auswahl dass nur Rechnung (gesammelt+) retourniert werden.
    = wegen Aufbewahrungsfrist / Finanzamt

    Eine Zusammenarbeit (Schnittstelle) mit/zu bspw.

    drive.google.com * bzw. http://www.windowslive.de/Skydrive/
    * über “Autorisierter Zugriff auf Google-Konto”-API

    http://www.doo.net http://www.smarchive.de http://www.doctape.com

    Buchhaltungs/ERP/CRM Programmen wie
    http://www.scopevisio.com http://www.actindo.de

  20. Marc,

    vielen Dank für Dein Feedback und die vielen interessanten Anregungen. Wir sind tatsächlich aktuell dabei eine stark erweiterte Version unseres Service zu entwickeln, der viele der von Dir angesprochenen Aspekte beinhalten wird. Wenn Du möchtest, schick mir eine Mail und ich gebe Dir Bescheid, sobald wir damit in den Start gehen. Oder Du schaust in 3-4 Wochen mal wieder auf unserer Seite vorbei, bis dahin sind wir sicher soweit.

    Grüße aus Berlin

    Christian

4 Pingbacks

  1. [...] Papierloses Büro: Das Berliner Start Up Dropscan launcht diese Woche und übernimmt das Einscannen einer größeren Anzahl von Dokumenten. Als Kunde legt man Online einen Account an, schickt die einzuscannenden Unterlagen (Formate A7 bis A3) per Post an Dropscan und finden die fertigen, durchsuchbaren PDF-Dateien innerhalb von drei Tagen zum Download vor. Netzwertig [...]

  2. [...] an Dropscan und bekommt die Dokumente als durchsuchbare PDFs zurück. dropscan.de via: Netzwertig "Dropscan" bookmarken oder [...]

  3. [...] Netz bin ich also auf Dropscan aufmerksam geworden. Auf dem Blog von Netzwertig habe ich einen Artikel über das Startup gefunden und wollte es dann doch direkt mal testen. Zuerst [...]

  4. [...] Martin Weigert über Dropscan [...]

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